Jak zorganizować udaną konferencję w hotelu?

Organizacja eventów o charakterze biznesowym zawsze i niezależnie od branży stanowi ogromne wyzwanie i wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Przedsięwzięcie to wymaga uwzględnienia wielu czynników, z których największe i podstawowe znaczenie ma miejsce. Trudno bowiem nie zgodzić się z założeniem, iż standard obiektu konferencyjnego i jakość obsługi stanowią niejako podstawę powodzenia całego wydarzenia. Na co zatem zwrócić uwagę w przypadku organizacji konferencji w hotelu?

Lokalizacja

Poszukując obiektu konferencyjnego z pewnością musimy zwrócić uwagę na korzystną lokalizację. To sprawa ważna zarówno dla organizatora, jak i gości. Ważne aby do miejsca tego mogły z łatwością dotrzeć osoby podróżujące samochodem, jak i pozostałymi środkami komunikacji. Zadbajmy od razu o odpowiednią ilość bezpłatnych miejsc parkingowych, ich oznaczenie jako „konferencyjne” i dystrybucję kart parkingowych.             Z pewnością nie będzie dobrym pomysłem rozmieszczenie w oddzielnych budynkach sali konferencyjnej oraz miejsca, gdzie uczestnicy udają się na przerwę obiadową. Zawsze należy przygotować wszystko w jednym miejscu, co jest wygodne nie tylko ze względów logistycznych.

Wygląd i standard miejsca

Kluczowym elementem obiektu konferencyjnego jest oczywiście jego wygląd i standard, który świadczyć będzie o guście i prestiżu. Rezerwując miejsce zwróćmy jednak uwagę nie tylko na design, ale i na szczegóły tj. przestronność recepcji, czytelne znaki informacyjne, a także możliwość efektywnego wykorzystania powierzchni sal. Dopytajmy o możliwość skorzystania z osobnego pomieszczenia dla prelegentów, a także o elementy wpływające na komfort i wygodę gości tj. dostęp do światła dziennego, możliwość całkowitego zaciemnienia sal, wygodne krzesła, miejsce do wypoczynku w przerwach, miejsce na położenie laptopa czy kubka z kawą, bezpłatny dostęp do Internetu. Warto zadbać również o miejsce dla osób palących.

Catering

Kolejnym elementem wpływającym na ocenę konferencji poza jej walorami merytorycznymi niewątpliwie jest serwowany catering. Warto wybrać menu uniwersalne, smaczne, które zostanie podane o czasie. Menu powinno zostać dopasowane do charakteru eventu, względów dietetycznych, a także wymogów programu. Zadbajmy również o odpowiednie podanie  posiłków, tak aby sprzyjało ono integracji. Obsługa powinna być nienaganna, sprawna i szybko reagować na potrzeby korzystających z posiłku. Dodatkową radą jest dokładne sprawdzenie kompetencji firmy caterigowej w zakresie przygotowania wydarzeń biznesowych.

Obsługa techniczna

Wybierając obiekt konferencyjny zdecydowanie zwracajmy uwagę, czy w ofercie jest zapewnione nowoczesne wyposażenie audiowizualne oraz usługi multimedialne na wysokim poziomie. Pamiętajmy, że jakość sprzętu to ważny element, który wpływa na ocenę całej organizacji wydarzenia. Dopytajmy także czy na miejscu można będzie liczyć na pomoc obsługi technicznej. Jest ona niezbędna w przypadku ewentualnych problemów czy usterek. Obsługa techniczna powinna być w cenie wynajmu sali konferencyjnej. Jeżeli trzeba za nią dodatkowo dopłacać, może okazać się że koszty wynajmu nie są już konkurencyjne w stosunku do pozostałych ofert.

Opinie i rekomendacje

Poszukując obiektu konferencyjnego zawsze sprawdzajmy opinie i rekomendacje osób, które wcześniej korzystały z danej oferty. Poszukajmy  ich np. na forach internetowych czy też portalach właściwych dla branży hotelarskiej lub szkoleniowej. Jeżeli nie znajdziemy referencji na stronie www, zawsze warto poprosić menadżera obiektu o pokazanie posiadanych rekomendacji pisemnych. 

Wyróżnienia i certyfikaty

Wybierając obiekt konferencyjny zwróćmy uwagę, czy posiada on wyróżnienia czy też certyfikaty jakości. Tego rodzaju dokumenty świadczą o tym, że hotel poddany został specjalnemu audytowi, który zweryfikował jakość obsługi we wszystkich obszarach jego funkcjonowania. Znane certyfikaty to np. Złoty Standard w obsłudze gości lub wyróżnienie na liście TOP 10 w Katalogu Obiektów i Usług Konferencyjnych.