Szkolenia i konferencje w czasie pandemii koronawirusa

Wyjątkowa sytuacja, która zmusiła nas do zmiany dotychczasowego trybu życia dotknęła także organizatorów, spotkań, szkoleń i konferencji. Jakie są wytyczne dotyczące spotkań naukowych?

Cel wdrażanych procedur

Zwiększenie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dla wszystkich uczestników spotkań / wydarzeń oraz pracowników / dostawców obsługujących dane spotkanie/wydarzenie. Ograniczenie liczby kontaktów w miejscu spotkania/wydarzenia, kompleksowe działanie dostosowane do aktualnej sytuacji epidemiologicznej i obowiązujących przepisów prawa.

Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia/spotkania

Najważniejsze jest dostosowanie liczby uczestników do obowiązujących przepisów. Należy bezwzględnie przestrzegać ograniczeń i kontrolować liczbę osób przebywających na terenie wydarzenia.Układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) spotkania / wydarzenia powinien zostać zorganizowany w sposób: zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania / wydarzenia min. 2 metry; uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia / spotkania (miejsca / krzesła itp. specjalnie oznakowane i przypisane do danej osoby). Należy zapewnić w miejscu realizacji spotkania / wydarzenia odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia / spotkania, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet. Należy także zapewnić regularne (kilka razy w ciągu dnia, nie rzadziej niż co godzinę, w zależności od liczby uczestników, skali przedsięwzięcia, czyszczenie powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia / spotkania, takich jak: toalety, windy, klamki, poręcze, blaty, oparcia krzeseł, włączniki świateł, przyciski, uchwyty, oraz innych, często dotykanych powierzchni.

Niezbędne informacje 

Ważne jest także by utrzymywać w pomieszczeniach dobrą wentylację, często je wietrzyć (szczególnie przed, jak i po samym wydarzeniu / spotkaniu) oraz kompleksowo myć / sprzątać przy wykorzystaniu odpowiednich środków czyszczących miejsca realizacji wydarzenia / spotkania zarówno przed jego rozpoczęciem, jak i po jego zakończeniu (niezwłocznie).W widocznym miejscu przed wejściem na teren spotkania / wydarzenia powinna być umieszczona instrukcja dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk.W ramach możliwości zapewnienie bezdotykowego wejścia na teren wydarzenia / spotkania (np. otwarcie na stałe i zablokowanie drzwi).Zmniejszenie maksymalnej liczby osób, mogących jednocześnie przebywać́ w windzie (maksymalna dopuszczalna liczba osób podzielona przez 3, z wyłączeniem rodzin), zaleca się, by z wind korzystały osoby, które mają trudności w przemieszczaniu się pomiędzy kondygnacjami. Obsługa szatni powinna zostać wyposażona w środki ochrony indywidualnej, w tym maski lub przyłbice, rękawiczki oraz środki do dezynfekcji rąk (należy wskazać środki zgodnie z obowiązującymi przepisami), a także nieprzemakalne fartuchy z długim rękawem, do użycia w razie potrzeby. W miarę możliwości okrycia wierzchnie powinny być wieszane na co drugim wieszaku, a wydawane numery przyporządkowane do okrycia wierzchniego powinny być do użytku jednorazowego. Zapewnienie posiłków i napojów uczestnikom wydarzenia / spotkania powinno odbywać się zgodnie z zaleceniami: serwowanie posiłków oraz napojów bezpośrednio przez obsługę (rezygnacja z tzw. bufetów).Uczestnicy spotkania / wydarzenia mogą spożywać posiłki na terenie spotkania jedynie przy zachowaniu odpowiedniej odległości (min. 2 m dystansu pomiędzy siedziskami / stołami / stolikami koktajlowymi).Ogólnodostępne toalety dla uczestników / pracowników spotkania / wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami: należy zapewnić płynne mydło, płyn do dezynfekcji rąk oraz ręczniki jednorazowe papierowe. 

Procedury zapobiegawcze

Uczestnicy i pracownicy obsługi wydarzenia / spotkania powinni zostać poinstruowani, że w przypadku wystąpienia u nich niepokojących objawów nie powinni przychodzić na teren spotkania, W przypadku wystąpienia u pracownika wykonującego swoje zadania na terenie spotkania lub uczestnika przebywającego na terenie spotkania niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem należy niezwłocznie odseparować go od reszty osób i skierować do punktu medycznego / wyznaczonego pomieszczenia.

Zasady obowiązujące w poszczególnych strefach:

• W strefie żółtej: dopuszczalna liczba do 100 osób.
• W strefie czerwonej: dopuszczalna liczba do 50 osób

Jeśli potrzebujecie pomocy w znalezieniu miejsca na konferencje zapraszamy na www.SzkoleniaiKonferencje.pl