Lokal na konferencję - co powinien mieć? Zobacz kilka praktycznych wskazówek

Planując konferencję lub szkolenie firmowe należy pamiętać o kilku kwestiach, które mogą okazać się bardzo istotne, zarówno dla organizatorów, jak i zaproszonych gości.

Po sprawdzeniu dostępności terminu i liczby osób, którą sala konferencyjna lub szkoleniowa jest w stanie pomieścić, warto zwrócić uwagę na kilka dodatkowych aspektów.

Na początku tej listy jest parking. Dla uczestników spotkania, przyjeżdżających własnymi autami, komfortem będzie możliwość zaparkowania ich pod samym obiektem. Warto zwrócić uwagę również na to, czy teren jest zamknięty/ogrodzony. Jeśli tak, to bardzo dobrze. Goście nie będą obawiać się o swoje samochody. Większemu poczuciu bezpieczeństwa sprzyjać będzie również monitoring.

Ważną kwestią jest także przystosowanie obiektu do potrzeb osób niepełnosprawnych. W budynkach przyjaznych dla tej grupy znaleźć się powinny podjazdy i windy. 

Najważniejszą kwestią jest wyposażenie techniczne takiej sali. Tu liczy się nagłośnienie, dostęp do Internetu, możliwość dokonywania projekcji i multimedialnych prezentacji. Wybierając obiekt warto zapytać o ekran ścienny, tablicę interaktywną, wskaźniki, a także sposób zaciemniania sali. 

Jeśli konferencja lub szkolenie jest kilkudniowe, uczestnikom należy zapewnić nocleg. Idealnie jest, gdy miejsce, w którym odbywa się konferencja/szkolenie dysponuje jednocześnie bazą noclegową. W przypadku dłuższych, kilkugodzinnych spotkań, istotnym elementem jest klimatyzacja. Jeśli pomieszczenie ją ma, możemy być  spokojni o komfort uczestników.

Gdy szkolenie jest całodniowe, wypada zapewnić zaproszonym ciepły posiłek, dlatego rezerwując miejsce dobrze jest pytać od razu o kuchnię i serwowane dania.

 Przy wyborze lokalu warto również uwzględnić otoczenie obiektu. Być może w trakcie szkolenia lub konferencji uda się zaplanować dłuższą przerwę i wykorzystać ją na zwiedzenie najbliższej okolicy.