Konferencja – jak utrwalić ją w pamięci uczestników?

Organizacja udanej konferencji to duże wyzwanie, wymagające sporego zaangażowania i wysiłku. Jedno- lub kilkudniowe wydarzenie poprzedzone jest zwykle tygodniami przygotowań. Co zrobić, by o efektach spotkania nie zapomniano zbyt szybko? Jak utrwalić to, co zostało przekazane podczas konferencji?

Ankieta

O wrażenia uczestników warto pytać już w trakcie wydarzenia. Służą do tego celu specjalne ankiety, które można rozdać słuchaczom, gdy spotkanie zacznie zbliżać się do końca. Dzięki uzyskanym odpowiedziom dowiemy się na przykład, który wykład/panel cieszył się największym zainteresowaniem, który prowadzący przyciągnął największą uwagę. Takie informacje z pewnością przydadzą się przy organizowaniu kolejnej konferencji.

Publikacja pokonferencyjna

Jeśli to możliwe, warto przygotować również publikację pokonferencyjną, w której spisane zostaną najważniejsze efekty spotkania. Należy przy tym pamiętać, by udostępnić ją również w wersji elektronicznej, a wersję drukowaną rozesłać do prelegentów/uczestników. Jeżeli instytucja organizująca wydarzenie wydaje newsletter, także w nim powinna znaleźć się notatka z konferencji.

Lokalne media

Warto zapewnić sobie wsparcie lokalnych mediów. Zapraszając je na konferencję (można wskazać tu najciekawszy element spotkania), możemy liczyć na medialną (prasową, radiową, telewizyjną) relację z wydarzenia, która ma szanse dotrzeć do szerokiego grona odbiorców.

Internet

Oczywiście streszczenie wystąpień i całego przebiegu spotkania należy opublikować na stronie internetowej instytucji organizującej konferencję, poprosić o to samo partnerów i instytucje wspierające lub współorganizujące spotkanie. Do utrwalenia efektów konferencji warto wykorzystać również media społecznościowe. Można utworzyć tematyczną grupę, zaprosić do niej zainteresowanych. Po spotkaniu warto też poszukać w różnych źródłach materiałów, relacjonujczch wydarzenie. Mogą to być blogi i fora tematyczne, strony internetowe mediów lokalnych, portale partnerów spotkania. Wiadomo – im więcej relacji, tym lepiej. Odnośniki do nich można opublikować u siebie. Wywołanie w ten sposób dyskusji z pewnością przyczyni się do tego, że o konferencji będzie mówiło się jeszcze przez jakiś czas od jej zakończenia.