Event biznesowy na miarę XXI wieku – atrakcyjne sposoby organizacji spotkań firmowych

Organizacja spotkań firmowych to jedno z największych wyzwań, jakie stoją przed pracodawcą. Dawno już minęły czasy, kiedy to pracownicy firmy spotykali się w skromnej restauracji, a prezentacje dotyczące dotychczasowych osiągnięć, kolejnych projektów i wdrażanych innowacji przekazywane były na niewyraźnych kserokopiach.

Obecnie przygotowanie interesującej i atrakcyjnej dla uczestników prezentacji jest zadaniem szalenie skomplikowanym – zarówno w zakresie projektowania, jak i wykonania. Ilość eventów firmowych organizowanych w Polsce systematycznie wzrasta – według raportu Polskiej Izby Turystycznej w 2014 roku było to 18 820 spotkań, czyli o ponad 700 więcej niż w roku 2013. Prognozy na kolejne lata zdecydowanie uwzględniają ten trend.

Mimo rozwoju bazy szkoleniowo-biznesowej, która w ostatnich latach rozrosła się do naprawdę sporych rozmiarów, potencjał ukryty w pomysłowym scenariuszu spotkania ze współpracownikami jest wciąż w Polsce niewykorzystywany. Trendy w zakresie eventów w branży biznesowej docierają do nas stosunkowo powoli, co wpływa na jakość przeprowadzanych spotkań firmowych. Ostatnio jednak obserwuje się delikatne zmiany w organizacji tego typu wydarzeń. Pracodawcy starają się odchodzić od starych koncepcji sztywnych meetingów, a zastępować je urozmaiconymi wyjazdami w ciekawe zakątki naszego kraju. Ten fakt nie powinien dziwić: minimalny koszt jednodniowej konferencji, z jakim należy się liczyć to 100 zł za uczestnika, a więc cena nie jest zaporowa dla budżetu firm. Aby jednak te pieniądze móc uznać za zainwestowane a nie wydane, spotkanie powinno zapaść w pamięć jego uczestnikom. W myśl zasady mówiącej o tym, że przez zabawę uczymy się najszybciej, pracodawcy starają się także odchodzić od kilkugodzinnych prelekcji z krótką przerwą na kawę, na rzecz aktywnego uczestnictwa i trybu zadaniowego pracy w grupach. Łatwiej jest wówczas wskazać słabe i mocne strony danych projektów, czas płynie szybciej, a kreatywna praca pozwala na nawiązanie kontaktu między uczestnikami.

Wydarzenie zostanie zapamiętane tylko wtedy, jeśli wystąpi jakiś element zaskoczenia. Może być to miejsce, w którym zostanie zorganizowane albo jedna z atrakcji podczas weekendowego wyjazdu. Najważniejszy jest pomysł. Zaproponowanie uczestnikom firmowego spotkania wspólnego zwiedzania miasta, w którym odbywa się event, wieczór tematyczny, np. meksykański lub filmowy,  albo wypad na basen, jest ciekawym urozmaiceniem w takiej sytuacji. Jeśli grupa uczestników na to pozwoli, można im zapewnić niezapomniane wspomnienia w postaci zawodów na torze kartingowym, albo poprawić ich umiejętności kooperacji dzięki drużynowej rozgrywce w paintball. Samo miejsce może być również największą atrakcją. Aktualnie organizatorzy prześcigają się w oferowaniu niecodziennych miejsc na spotkania. Nowoczesne stadiony oferują sale konferencyjne z widokiem na płytę boiska, a muzea pozwalają na delektowanie się sztuką podczas szkoleń biznesowych. Do tej grupy zaliczyć można także zamki, stare browary czy wnętrza postindustrialne. Jednym z przykładów jest krakowski Browar Lubicz. – Obiekty postindustrialne, szczególnie te pieczołowicie odrestaurowane, są jednocześnie miejscami  z duszą, jak i nowoczesnymi obiektami eventowymi, z zapleczem ułatwiającym realizację nawet najbardziej śmiałych wizji – mówi Marta Skorupska, event manager Browaru Lubicz. Co warte podkreślenia, ośrodek powinien także posiadać zaplecze gastronomiczne, które będzie odpowiadało gustom uczestników wyjazdu integracyjnego. Jeśli chodzi o dodatkowe atrakcje, to stanowić je może np. oprowadzanie po budynku, degustacja piwa w miejscu, w którym ono powstaje lub też przedstawienie historii miejsca.

Wszystkie te elementy składają się na pozytywną ocenę wśród pracowników, a to z kolei przekłada się na ich opinię o firmie i podejście do swoich obowiązków. Wachlarz możliwości jest tak naprawdę nieograniczony. Najważniejsze jest podejście pracodawcy i kreatywna wizja organizacji takiej firmowej imprezy. A potem możecie już tylko celebrować kolejne wspólne sukcesy!