5 kroków do przygotowania dobrego harmonogramu konferencji

Harmonogram to jeden z najważniejszych elementów, które powinny zostać przygotowane przed konferencją - bez względu na to, czy jest to spotkanie naukowe, biznesowe, czy polityczne. Dzięki temu dokumentowi uczestnicy dokładnie wiedzą, czego i kiedy się spodziewać. Co powinno znaleźć się w harmonogramie? Podpowiadamy.

Harmonogram powinien być skonstruowany dosyć szczegółowo, jednak przy tej szczegółowości musi zachować przejrzystość i czytelną formę, tak by nie trzeba było „przerzucać” wielu stron, aby dotrzeć do interesującej nas informacji.

1. W harmonogramie powinny znaleźć się data, miejsce i tytuł konferencji. Jeżeli spotkanie jest kilkudniowe, uwzględniamy w nim wszystkie te elementy na każdy kolejny dzień.

2. Na samym początku podajemy godzinę rozpoczęcia spotkania oraz czas trwania rejestracji uczestników. Wskazujemy również godzinę oficjalnego rozpoczęcia konferencji.

3. Wyszczególniamy następnie kolejne wykłady i panele. Podajemy tytuły i czas ich trwania, a w miarę możliwości również krótką notkę o osobie prowadzącej.

4. W harmonogramie uwzględniamy także przerwy kawowe (w przypadku całodziennego spotkania zwykle dwie: tuż przed południem i na godzinę-dwie przed zakończeniem). Jeżeli planujemy obiad lub poczęstunek dla uczestników, również wskazujemy go w programie konferencji.

5. Dobrze jest zamieścić informację, czy spotkanie jest otwarte dla wszystkich zainteresowanych i czy za udział trzeba uiścić opłatę.

Tak przygotowany harmonogram możemy zamieścić na stronie internetowej instytucji organizującej konferencję, rozesłać drogą mailową do zainteresowanych i już w dniu wydarzenia rozdać uczestnikom i prowadzącym. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i pytań „co”, „gdzie, „kiedy”. Być może wyeliminujemy również nielubiane przez wykładowców spóźnienia na panele.

Zapisz